Die Elektronik übernimmt dabei das Erfassen, Speichern und Weiterleiten der Nutzungsvorgänge der Einwurfklappen. Die Nutzerinnen und Nutzer verfügen über Chipkarten oder Coins, in denen ein Transponder verbaut ist. Die Steuerung der Abfallschleuse erfolgt über ein Bedienfeld, dass auch eine gewisse Nutzerführung und -information ermöglicht (siehe Abbildung). Die Mieterinnen und Mieter können über einen Transponder das System aktivieren, gleichzeitig werden sie über diese Aktion als registrierte Nutzerinnen und Nutzer erkannt und ihre Klappenbetätigungen werden gespeichert.
Die Abfallschleuse sendet in bestimmten Intervallen die gespeicherten Nutzungsvorgänge über ein Mobilfunkmodem an einen Server. Dabei wird mit Rücksicht auf den Datenschutz neben Datum und Uhrzeit des Einwurfs lediglich die Gerätenummer des Transponders und die Gerätenummer der Schleuse übertragen. Die Verknüpfung von Transpondernummern und Mieterdaten erfolgt erst auf dem Server, ebenso wie die Zuordnung der Gerätenummer der Schleuse zum konkreten Volumen der jeweiligen Schleuse.
Die eigentliche Abrechnung erfolgt dann seitens der WBD über eine spezifische Abrechnungssoftware, mit der zum Beispiel auch Mieterwechsel oder Transponderverluste verwaltet werden. Dabei genügt einigen Kunden aus der Immobilienwirtschaft bei der Abfallnebenkostenabrechnung eine simple Excel-Tabelle mit zum Beispiel den Mieternummern und den kumulierten Jahresvolumina, wohingegen andere eine spezifische Nebenkostenabrechnung analog zu einer Heizkostenabrechnung mit Aufschlüsselung von Fixkosten und des individuellen Verbrauchs unter Berücksichtigung eines Mindestvolumens anfordern. Darüber hinaus lassen sich auch noch weitere abfallbezogene Nebenkosten abrechnen, wie zum Beispiel die Kosten für den Standort Service Plus.
An einem Punkt greift die Analogie zur Heizkostenabrechnung allerdings nicht mehr. Während im Fall der Heizkosten neben dem individuellen Heizverhalten des jeweiligen Mieters auch äußere Faktoren wie zum Beispiel das Klima einen entscheidenden Einfluss auf die absolute Höhe des Verbrauchs haben, wird bei den Abfallnebenkosten lediglich eine von vornherein feststehende Kostengröße (Jahresgebührenbescheid) verteilt. Es handelt sich dabei bezogen auf eine Mietergemeinschaft also um ein Nullsummenspiel. Anreize zur Kostensenkung zum Beispiel durch bessere Abfalltrennung sind so zwar immer noch vorhanden und durch Reduktion des Abfallvolumens in Intervallen umsetzbar, aber hier sind durch die Abfallentsorgungsatzung Grenzen gesetzt.
Aber nicht nur die Abrechnung der Abfallgebühren erfolgt auf elektronischem Weg, sondern auch die Gebührenbescheide für Großkunden werden elektronisch bereitgestellt, was für weniger Papier und mehr Komfort sorgt.
